Ihre E-Mail-Signatur

Um eine schnelle und einfache Kontaktaufnahme zu erleichtern, sollten Sie am Ende einer E-Mail eine klar strukturierte Signatur angeben, aus der hervorgeht, welcher Organisationseinheit der Universität Sie angehören.

Über Ihren Mailclient (Groupware, Thunderbird, Outlook u.a.) können Sie E-Mail-Signaturen einbinden und dabei auch eine Standardsignatur festlegen. Zu den entsprechenden Bereichen, über die Sie diese Einstellungen vornehmen können, gelangen Sie in der Regel über die Schaltfläche Optionen.

Die Angabe der Länderkürzel vor der Postleitzahl bei der Adressangabe auf Briefen und Paketen wurde offiziell am 1. September 1999 abgeschafft.

Mitunter besteht der Wunsch, auf bevorstehende Ereignisse mit einem verlinkten Signaturbild aufmerksam zu machen. Für einige Ereignisse bieten wir vorbereitete Grafiken mit niedriger Auflösung an. Diese Grafiken können Sie bei der Erstellung Ihrer Standardsignatur in Ihrem Mailclient einbinden und verlinken.
Wenn Sie aus Gründen der Nachhaltigkeit und im Interesse der Barrierefreiheit auf eine Grafik verzichten möchten, können Sie an das Ende Ihrer E-Mail-Signatur auch einen Link oder besser, sofern vorhanden, einen Kurzlink setzen.
Bitte versenden Sie nur zertifizierte E-Mails. Anleitungen zur Einbindung der Zertifikate finden Sie auf den Internetseiten des Universitätsrechenzentrums.Es gibt reichlich Gründe, eine zertifikatsbasierte Signatur zu nutzen.

Es gibt mehrere Gründe, warum auf Bilder in Mailsignaturen verzichtet werden sollte. Der ökologische Fußabdruck von Bildern in Mailsignaturen spielt dabei eine wichtige Rolle.

1. Größere E-Mail-Größe: Bilder in Mailsignaturen erhöhen die Größe der E-Mails deutlich. Dies führt zu einem erhöhten Datenverkehr und einer höheren Belastung der Server, insbesondere bei Unternehmen mit vielen Mitarbeitern. Größere E-Mails bedeuten auch längere Ladezeiten und können die Effizienz der Kommunikation beeinträchtigen.

2. Umweltauswirkungen: Der Versand und die Speicherung großer E-Mails mit Bildern haben einen ökologischen Fußabdruck. Dies beinhaltet den Energieverbrauch für die Übertragung von Daten über das Internet sowie die Ressourcen, die für die Speicherung der E-Mails auf Servern benötigt werden. Bildanlagen erhöhen den Energieverbrauch und damit die CO₂-Emissionen, da sie mehr Datenvolumen erfordern und dadurch zusätzliche Serverkapazitäten benötigen.

3. Vermeidbare Belastung: Bilder in Mailsignaturen tragen oft wenig oder keinen Mehrwert zur eigentlichen Kommunikation bei. Sie können das Lesen von E-Mails auf mobilen Geräten erschweren und zu unnötiger Ablenkung führen. Außerdem können Bilder in Mailsignaturen dazu führen, dass E-Mails als Spam klassifiziert werden, speziell, wenn sie zu groß sind oder externe Ressourcen nachladen müssen.

4. Datenschutzbedenken: Bilder in Mailsignaturen können auch Datenschutzbedenken aufwerfen, insbesondere wenn sie externe Ressourcen nachladen müssen. Dies kann dazu führen, dass Daten über den Empfänger der E-Mail an Dritte weitergegeben werden, was nicht immer gewünscht ist.

Der ökologische Fußabdruck von Bildern in Mailsignaturen hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der Größe der Bilder, der Anzahl der E-Mails, die täglich versendet werden, und der Energieeffizienz der Serverinfrastruktur. Es ist jedoch klar, dass die Vermeidung von Bildern in Mailsignaturen dazu beitragen kann, den ökologischen Fußabdruck zu reduzieren, indem der Datenverkehr und der Energieverbrauch verringert werden.

Bilddateien in E-Mail-Signaturen können die Barrierefreiheit auf verschiedene Weise einschränken. Hier sind die Hauptgründe:

1. Bilddateien sind für Screenreader nicht zugänglich
- Screenreader: Diese Hilfsmittel lesen den Text von E-Mails für sehbehinderte Personen vor. Bilddateien können von Screenreadern nicht interpretiert werden, es sei denn, sie enthalten Alt-Text (alternative Texte).
- Alt-Text: Oftmals wird vergessen, Alt-Texte hinzuzufügen oder sie sind nicht ausreichend beschreibend, was dazu führt, dass wichtige Informationen für den Nutzer verloren gehen.

 2. E-Mail-Clients blockieren Bilder standardmäßig
- Sicherheitsmaßnahmen: Viele E-Mail-Clients blockieren standardmäßig Bilder, um Benutzer vor potenziell schädlichen Inhalten zu schützen. Dies bedeutet, dass der Empfänger die Signatur möglicherweise nicht sehen kann, es sei denn, er erlaubt explizit das Laden der Bilder.
- Anzeigen: Wenn Bilder blockiert werden, sieht der Empfänger nur leere Platzhalter oder gebrochene Bildsymbole, was die Signatur unprofessionell erscheinen lassen kann.

3. Erhöhte Ladezeiten und Datenverbrauch
- Langsame Verbindungen: Bilddateien können die Ladezeiten von E-Mails verlängern, besonders bei langsamen Internetverbindungen. Dies kann frustrierend für den Empfänger sein.
- Mobiles Datenvolumen: Empfänger, die mobile Daten nutzen, müssen möglicherweise zusätzliches Datenvolumen aufwenden, um die Bilder herunterzuladen, was kostenintensiv sein kann.

4. Probleme mit der Skalierbarkeit und Darstellung
- Responsive Design: Bilder in E-Mails sind oft nicht für verschiedene Geräte und Bildschirmgrößen optimiert. Dies kann dazu führen, dass sie auf mobilen Geräten oder bei unterschiedlichen E-Mail-Clients verzerrt oder falsch dargestellt werden.
- Bildqualität: Unterschiedliche Auflösungen und Bildgrößen können die Qualität der Darstellung beeinträchtigen.

5. Kompatibilitätsprobleme
- Unterschiedliche E-Mail-Clients: Nicht alle E-Mail-Clients unterstützen die gleichen Bildformate oder die Art und Weise, wie Bilder eingebettet werden. Dies kann zu Inkompatibilitäten führen und die Signatur wird nicht korrekt angezeigt.

6. Barrierefreiheit für farbenblinde Nutzer
- Farbenblindheit: Informationen, die nur durch Farben in Bildern vermittelt werden, können von farbenblinden Personen nicht wahrgenommen werden. Textliche Informationen sind hier deutlich effektiver.

Eine zertifikationsbasierte Mailsignatur ist wichtig aus mehreren Gründen:

1. Authentifizierung: Durch die Verwendung von Zertifikaten kann die Identität des Absenders einer E-Mail verifiziert werden. Dies stellt sicher, dass die E-Mail tatsächlich von der Person oder Organisation stammt, die sie vorgibt zu sein. Dies ist besonders wichtig, um Phishing-Angriffe zu verhindern, bei denen Angreifer versuchen, sich als jemand anderes auszugeben, um Informationen zu stehlen oder Schaden anzurichten.

2. Integrität: Die Mailsignatur gewährleistet die Integrität der Nachricht, indem sie sicherstellt, dass der Inhalt der E-Mail während der Übertragung nicht verändert wurde. Jede Änderung an der Nachricht nach der Signierung würde die Signatur ungültig machen, was darauf hinweist, dass die Nachricht manipuliert wurde.

3. Nichtabstreitbarkeit: Da die Signatur mit einem privaten Schlüssel des Absenders erstellt wird, kann der Absender später nicht abstreiten, die E-Mail gesendet zu haben. Dies ist insbesondere in geschäftlichen oder rechtlichen Angelegenheiten wichtig, da es eine rechtlich bindende Bestätigung der Authentizität und Integrität der Nachricht darstellt.

4. Vertraulichkeit: Während eine Mailsignatur nicht die Vertraulichkeit der Nachricht selbst garantiert, kann sie in Verbindung mit Verschlüsselung verwendet werden, um sicherzustellen, dass nur der beabsichtigte Empfänger die Nachricht lesen kann. Durch die Verwendung von Zertifikaten für die Signatur und Verschlüsselung wird die Sicherheit der Kommunikation weiter erhöht.

Insgesamt ist eine zertifikationsbasierte Mailsignatur wichtig, um die Sicherheit, Authentizität und Integrität von E-Mails zu gewährleisten und die Vertrauenswürdigkeit der Kommunikation zu erhöhen.

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