Ausfüllhinweise Formulare

• Geben Sie bitte immer die vollständige Adresse eines Zahlungsempfängers an (keine Postfachangaben!).
• Sollten auf einer Rechnung verschiedene Bankverbindungen angegeben sein, tragen Sie bitte immer die erste Bankverbindung auf der Kassenanordnung ein.
• Bitte heften Sie die Belege mit Heftklammern zusammen. Büroklammern können verloren gehen, geklebte Belege überdecken oftmals wichtige Angaben wie Adresse oder Bankverbindung des Zahlungsempfängers.
• Die Finanzen der Universität müssen wirtschaftlich und sparsam verwendet werden. Bitte beachten Sie daher – wenn möglich – den Abzug von Skonto vom Rechnungsbetrag.
• Reichen Sie Kassenanordnungen immer rechtzeitig vor der Fälligkeit einer Zahlung im Referat Haushalt bzw. Referat Drittmittel ein.
• Vermeiden Sie die Überweisung von Kleinbeträgen unter 5,00 Euro. Überweisen Sie gegebenenfalls mehrere Rechnungen an einen Zahlungsempfänger zusammen.
• Rechnungen können nicht per Vorauskasse beglichen werden. Laut Landeshaushaltsordnung können Zahlungen erst erfolgen, wenn eine Lieferung oder Leistung sachgemäß und vollständig ausgeführt worden ist.
• Reichen Sie die Belege für Auslandszahlungen immer in doppelter Ausfertigung ein (ein Exemplar verbleibt bei der Universität, das andere Exemplar wird an die Landeszentralkasse geschickt). Bitte beachten Sie auch die weiteren Hinweise für Auslandsüberweisungen unten auf dieser Seite.

Auszahlungshinweise des Referats Drittmittel

• Die Vordrucke bitte generell am PC ausfüllen.
• Auszahlungsanordnung und Rechnung sind immer zweifach einzureichen.
• Bitte kreuzen Sie oben an, um welche Art der Überweisung es sich handelt (SEPA-Land, kein SEPA-Land, Fremdwährung…). Eine Liste der Länder, die am SEPA-Verfahren teilnehmen, finden Sie weiter unten.
• Geben Sie bei Zahlungen in Fremdwährung (nicht EUR) eine eindeutige Währungsbezeichnung an (z.B. USD, CAD, GBP).
• Geben Sie für Warenlieferungen aus dem Ausland immer die Statistische Warennummer an. Diese wird für eine Meldung an das Statistische Bundesamt benötigt.
• Bei Überweisungen im SEPA-Raum ist generell die Angabe von IBAN und BIC erforderlich.
• Bei allen anderen Ländern geben Sie bitte den BIC sowie die Kontonummer des Empfängers an.
• Sollte der BIC nicht bekannt sein, geben Sie in den vorgesehenen Feldern die genaue Adresse der Empfängerbank an.
• Bitte beachten Sie, dass Zahlungsempfänger und Kontoinhaber übereinstimmen müssen.

Warenlieferungen aus der Europäischen Union gelten als innergemeinschaftlicher Erwerb. Bei der Auftragsauslösung ist daher beim Lieferanten zwingend unsere Umsatzsteuer-ID (USt-ID) anzugeben: DE 137 584 813. Bitte achten Sie darauf, dass auf diesen Rechnungen sowohl unsere USt-ID sowie die USt-ID des Lieferanten angegeben sind.

Auf den Eingangsrechnungen darf dann keine Umsatzsteuer ausgewiesen sein. Diese wird durch die Universität nach deutschen Steuersätzen (7 % bzw. 19 %) an das Finanzamt abgeführt. Die entsprechenden Buchungen werden durch das Referat Haushalt vorgenommen.

(gemäß VV zu §§ 70 bis 80 LHO M-V)

Anordnungen sind erforderlich, um Einzahlungen anzunehmen, Auszahlungen zu leisten und die zugehörigen Buchungen vorzunehmen. Mit der Anordnung wird die Richtigkeit der vorzunehmenden Buchung (Einzahlungen, Auszahlungen, Umbuchungen) bestätigt. An der Anordnung der Buchung darf nicht nur eine einzelne Person beteiligt sein.

Die Verantwortlichkeiten im Anordnungsverfahren für Buchungen werden durch die Bestätigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit sowie die Ausübung der Anordnungsbefugnis wahrgenommen. Die Bestätigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit kann zusammengefasst werden, der Anordnungsbefugte darf jedoch nicht zugleich die rechnerische Richtigkeit bestätigen.

Die Namen und Unterschriftsproben der zur Anordnung berechtigten Personen sind dem Referat Haushalt durch das Formular Unterschriftsberechtigungen mitzuteilen. Dieses ist vom Beauftragten für den Haushalt (Kanzlerin oder andere*r Berechtigte*r) zu unterschreiben. Erlischt eine Unterschriftsbefugnis, so ist dies dem Referat Haushalt unverzüglich mitzuteilen.

Die Bestätigung der Richtigkeit der Buchungsanweisungen erstreckt sich insgesamt darauf, dass die in der Anordnung und in den begründenden Unterlagen enthaltenen, für die Buchung maßgebenden Angaben vollständig und richtig sind und nach den geltenden Vorschriften, insbesondere nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit, verfahren worden ist. Hierzu gehört, dass

• der auszuzahlende oder einzunehmende Betrag sowie alle auf den Berechnungen beruhenden Angaben richtig sind (hierzu gehört auch die richtige Anwendung der Berechnungsgrundlagen, wie Bestimmungen, Verträge, Tarife) (rechnerische Richtigkeit),
• Abschlagszahlungen, Vorauszahlungen und Skontoabzüge vollständig und richtig berücksichtigt wurden,
• die Lieferung und Leistung als solche und in der Art ihrer Ausführung geboten war,
• die Lieferung oder Leistung entsprechend der zugrunde liegenden Vereinbarung bzw. Bestellung sachgemäß und vollständig ausgeführt wurde (sachliche Richtigkeit),
• die haushaltsrechtlichen Voraussetzungen vorliegen (z. B. Mittelverfügbarkeit),
• die angeforderte Zahlung nach Rechtsgrund und Höhe korrekt sind sowie
• in den begründenden Unterlagen (Rechnungen, Verträge) offensichtliche Fehler nicht enthalten sind.

Die Buchungsanordnung muss folgende Angaben enthalten:

• die Bezeichnung der mittelbewirtschaftenden Stelle (Kostenstelle),
• die Buchungsstelle (Kapitel, Titel, Untertitel, Kostenart) und das Haushaltsjahr
• den Zahlungspartner mit den für die Zahlungen notwendigen Angaben (Bankverbindung)
• Betrag mit Währungsbezeichnung (ab 1.000 EUR ist der Betrag in Buchstaben zu wiederholen),
• bei Abschlagszahlungen bzw. deren Abrechnung ein entsprechendes Kennzeichen,
• den Fälligkeitstag,
• den Verwendungszweck (Rechnungsnummer, -datum, etc.) sowie
• die Kennzeichen der Art der Anordnung.

Für Buchungsanweisungen sollen ausschließlich die abrufbaren Formulare verwendet werden.

Die Buchungsanordnungen sowie die für Zahlungen begründenden Unterlagen dürfen nur in Druckform oder urschriftlich ausgefertigt werden, sodass nachträgliche Änderungen erkennbar sind. Die begründenden Unterlagen sind im Original einzureichen.

Buchungsanordnungen für Auslandszahlungen sind in doppelter Ausfertigung vorzulegen (Original und Kopie). Bei Anordnungen sind Streichungen und sonstige Änderungen an zahlungsrelevanten Daten (Empfänger, Bankverbindung, Betrag) nicht gestattet.

Albanien, Aserbaidschan, Bahrain, Bosien-Herzegowina, Brasilien, Costa Rica, Dominikanische Republik, El Salvador, Färöer, Georgien, Gibraltar, Grönland, Guatemala, Irak, Israel, Jordanien, Kasachstan, Kosovo, Kuwait, Libanon, Mauretanien, Mauritius, Mazedonien, Moldawien, Montenegro, Pakistan Palästina, Qatar, Saudi Arabien, Seychellen, Tunesien, Türkei, Ukraine, Vereinigte Arabische Emirate, Weißrussland