Eingangsrechnungsverarbeitung (ERV)

  1. Achten Sie bei einer Bestellung/Beauftragung immer auf die korrekte Angabe der Rechnungsadresse, denn nur dann kann das System die eingehenden Rechnungen auch richtig zuordnen. Die aktuelle Übersicht zu den festgelegten Rechnungsadressen finden Sie in Zukunft auf der Webseite des Referats Haushalt.
  2. Sehen Sie unbedingt vom eigenständigen Scannen von Eingangsrechnungen ab! Eingegangene Papierrechnungen werden an die Poststelle zum (qualifizierten) Scannen geschickt.
    ➔ Die Poststelle scannt die Rechnungen und speist diese damit in das System ein. Bei korrekt abgegebenen Rechnungsadressen erkennt das System, wo diese Rechnung hingehört – hier wird keinerlei Verteilung durch die Poststelle vorgenommen!
  3. Bitte sehen Sie weitestgehend vom eigenständigen Weiterleiten von Rechnungen per Mail an rechnung@uni-greifswald.de ab. Gehen Sie stattdessen auf die Lieferanten/Rechnungstellenden zu und bitten darum, die Rechnungen nicht an Sie oder Ihre Einrichtung zu schicken, sondern an den zentralen Rechnungseingang rechnung@uni-greifswald.de oder invoice@uni-greifswald.de.
  4. Sehen Sie unbedingt davon ab, Posteingangsstempel auf die Rechnungsadresse zu versehen – das erschwert dem System das korrekte Auslesen dieser Adresse und kann damit zu einer Verzögerung der Rechnungsbearbeitung führen.
  5. Im ERV selbst achten Sie bitte unbedingt darauf, dass Sie folgende Angaben mit der eingegangenen Rechnung abgleichen und ggf. selbstständig in der Eingabemaske korrigieren:
    1. Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag
    2. Fehlende Daten müssen von Ihnen nacherfasst werden - z. B. Fälligkeit
      ➔ Den Zahlungspartner können Sie nicht korrigieren – hier bitte die Rechnung an Clearing geben (in der ERV Maske unten links im Bereich Aktionen finden Sie den Button „Clearing“) mit dem Hinweis, dass der Zahlungspartner angepasst werden muss.
      Wer oder was steckt hinter Clearing?
      Verantwortlich für das Clearing sind die Mitarbeitenden aus dem Referat Haushalt.
      Hierüber können Rechnungen manuell zugeordnet werden.
      Nur die Mitarbeitenden aus dem Referat Haushalt können Daten zu einem Zahlungspartner anpassen.
  6. Achten Sie auf den Unterschied zwischen einer Rückgabe der Rechnung und einer Rücksprache zu einer Rechnung!
    1. Rückgabe:
      1. Die vorliegende Rechnung gehört nicht in Ihren Bereich – die Rückgabe an Clearing erfolgt über die Aktion „Clearing“ mit dem entsprechenden inhaltlichen Hinweis. Achtung: hier den Postkorb benennen, in den die Rechnung Ihrer Meinung nach gehört – keine! Personen nennen; es gibt keine persönlichen Postkörbe
      2. Der Workflow soll an einen der vorangegangenen Laufschritten zurückgegeben werden – dies geschieht über die Aktion „Rückgabe“ – allerdings werden hier alle Schritte dazwischen einschließlich der Rücksprachen übernommen! Benutzen Sie diese Schaltfläche bitte nur in Sonderfällen!
    2. Rücksprache: Sie haben Fragen zu einer Rechnung an das Referat Beschaffung oder an einen anderen Bereich der Universität? Dann stellen Sie eine Rücksprache.
    3. Sie haben eine Rücksprache erhalten? Dann gehen sie auf Rücksprache beantworten.
  7. Bitte beachten Sie den Prozess zu Privatauslagen. Nutzen Sie hier das aktuelle Formular. Geben Sie bei Zuständigkeit die zuständige Einrichtung an – keine Namen von Personen. Nur so kommt die Privatauslage auch ohne Umwege dort an, wo sie hingehört. Beachten Sie, dass Privatauslagen über die Poststelle einzureichen sind, nicht über rechnung@uni-greifswald.de.
  8. Rechnungen, deren Bestellungen über das Referat Beschaffung ausgelöst wurden, sollten auch vom Referat Beschaffung im ERV bearbeitet werden.
  9. Muss eine Rechnung storniert werden, so gehen Sie über die Aktion „Clearing“ und schildern dort kurz, warum die vorliegende Rechnung storniert werden soll.
  10. Wurden zu einer Rechnung Belege falsch zugeordnet, dann nutzen Sie auch dafür die Aktion „Clearing“ – die Mitarbeitenden aus dem Referat Haushalt kümmern sich dann um die Rechnung und die Belege.
  11. Im System vorliegende Gutschriften sollten innerhalb eines Haushaltsjahres verrechnet werden oder aber mit einer entsprechenden Annahmeanordnung aufgelöst werden.
  12. Sollten im System Mahnungen auftauchen, beachten Sie bitte: Die Universität bezahlt keine Mahnungen, sondern die Rechnungen, d.h. stellen Sie sicher, dass die entsprechende Rechnung im System ist oder fügen Sie diese mit an. Mahnungen werden dann über die Aktion „Clearing“ mit dem Hinweis auf die Rechnung zurückgegeben.
  13. Achten Sie darauf (und auch in der Kommunikation mit den Rechnungstellern), dass Rechnungen vorrangig als XRechnungen eingehen sollten – PDF ist hier nur das Ausweichformat.
  14. Sollten Sie Probleme beim ERV haben, machen Sie dazu gerne ein Ticket auf:
    1. Typ: DMS / d.3; Betreff: kurz ihr Anliegen in Stichpunkten
    2. Geben Sie bitte immer im Text an, um welchen Gruppenkorb es sich handelt
    3. Anpassungen/Einrichtungen von Berechtigungen erfordern die Angabe des Gruppenkorbs und der erforderlichen Verfügung (rechnerische Prüfung, sachliche Prüfung bzw. Anordnung), die eine vorliegende Unterschriftsberechtigung voraussetzt
    4. Bei Problemen mit einer speziellen Rechnung benötigen wir immer die Angabe der Dokument-ID

Referatsleitung

Hardis Rohde
Raum 1.25
Rubenowstraße 2
17489 Greifswald
✆ +49 3834 420 1362
hardis.rohdeuni-greifswaldde

Redaktion

haushaltuni-greifswaldde