Fotos für Publikationen und Internetseiten

Das bisherige Bildrecht ist mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nicht grundsätzlich außer Kraft gesetzt. Allerdings gelten mit der DSGVO Bilder, auf denen Personen abgebildet sind, als Dateien mit personenbezogenen Daten. Somit unterliegen sie einem besonderen Schutz.

Konkret bedeutet das, dass die abgebildeten Personen ein „Recht auf Vergessenwerden“ (Art. 17 DSGVO) haben und somit den Anspruch, diese Bilder zu löschen. Zusätzlich beinhaltet der Rechtsanspruch auch die Pflicht, Bilder, die an Dritte weitergegeben wurden, löschen zu lassen. Das ist eine komplexe Herausforderung, für die es bislang kaum geeignete praxistaugliche Modelle gibt.

Fotoaufnahmen bei Veranstaltungen mit öffentlichem Charakter

Sie sollten bereits auf Einladungen, Veranstaltungsplakaten und Veranstaltungshinweisen im Internet darauf hinweisen, dass während Ihrer Veranstaltung fotografiert wird bzw. Videoaufnahmen entstehen, die später im Internet einschließlich Social Media, in Publikationen, Dokumentationen oder zu Marketingzwecken verwendet werden sollen. Sie müssen dabei auch angeben, an wen sich die Betroffenen bei Fragen wenden können. Sichern Sie langfristig das Management der Bilder mit Personen ab, organisieren und dokumentieren Sie die Weitergabe nach den Grundsätzen der DSGVO.

Wollen Sie bestimmte Personengruppen oder Personen mit Bildern besonders hervorheben oder würdigen, sollten Sie vorab entsprechende Einverständniserklärungen unterzeichnen lassen. Vorlagen finden Sie am Ende dieses Textes.

Wir empfehlen, am Tag der Veranstaltung direkt am Zugang zum Veranstaltungsraum einen nicht zu übersehenden Aufsteller mit Informationen zu Fotoaufnahmen zu platzieren. Eine Textvorlage können Sie von der Hochschulkommunikation bekommen.

Fotoaufnahmen bei Tagungen und Konferenzen

Während Tagungen und Konferenzen werden heute oft Smartphone-Fotos von Präsentationsfolien oder von Referenten  gemacht und teilweise auch sofort gepostet. Grundsätzlich müssen das die Beteiligten (Fotografierte und Fotografierende) untereinander ausmachen. Darauf kann bereits auf der Internetseite der Tagung und/oder in den Teilnahmeunterlagen verwiesen werden. 

Wenn und soweit Vortragende nicht fotografiert oder gefilmt werden möchten, sollten sie dies deutlich sagen oder sonst irgendwie darüber informieren, z. B. durch dauerhafte Einblendung auf den Vortragsfolien. Üblich ist auch, darauf hinzuweisen, dass die Vortragsfolien später zur Verfügung gestellt werden. 

Aufnahmen von Mitarbeitenden auf der eigenen Internetseite

Fotos von Mitarbeitenden auf Internetseiten wirken emotional und serviceorientiert auf die Seitennutzer. Bevor Sie allerdings Bilder Mitarbeitender auf die Internetseite setzen, sollten Sie einige grundlegende Fragen klären.

Ist es sinnvoll, alle Mitarbeitenden der Einrichtung mit Bild und in Kombination mit Kontaktdaten weltweit sichtbar zu machen?
Alle Suchmaschinen haben feine Algorithmen, um Bilder zu suchen, und professionelle Gesichtserkennungssoftware ist weltweit im Einsatz. Werden Bilder auf Social-Media-Plattformen geladen, durchsuchen teilweise rund zwanzig KI-basierte Analyseprogramme die Bild- und Dateiinformationen und speichern sie ab, oft auf Servern außerhalb der Europäischen Union und damit der Durchsetzungskraft der DSGVO.

Sollten privat zur Verfügung gestellte Fotos der Mitarbeitenden auf die Internetseite gestellt werden?
Grundsätzlich ist das möglich. Davon abgesehen, dass die bereitgestellten Bilder von unterschiedlicher Qualität sein können, gilt es auch hier, den Datenschutz und das Urheberrecht zu beachten. Ein privat zur Verfügung gestelltes Bild, wurde in der Regel von einer zweiten Person aufgenommen. Der Fotografierende ist zunächst der Urheber des Bildes und hat ohne vollständige Abtretung der Nutzungsrechte ein Mitspracherecht bei der Verwendung der Bilder. Nach der Rechtspraxis sind Sie nur auf der sicheren Seite, wenn der Fotografierende der Verwendung der Aufnahme durch die Fotografierten schriftlich zugestimmt oder die Bildnutzung geregelt hat. Hinzu kommt, auch bei privaten Fotos von Mitarbeitenden auf der Internetseite müssen diese der Veröffentlichung schriftlich zustimmen.
Dies gilt nachträglich auch für solche Bilder, die sich aktuell auf den Internetseiten befinden.

Können Bilder von Mitarbeitenden auch selbst, zum Beispiel von einem externen Fotografen, gemacht werden?
Grundsätzlich ja, aber wieder mit zahlreichen Regeln.
Die Hochschulkommunikation fotografiert regulär alle neu an die Universität berufenen Professorinnen und Professoren. Wir haben jedoch keine Ressourcen, alle Mitarbeitende an der Universität systematisch zu fotografieren.
Sie können auf eigene Kosten selbstverständlich eine Fotografin oder einen Fotografen engagieren. Dabei gilt auch hier, die schriftliche Einverständniserklärung der Mitarbeitenden. Zudem muss abgesichert werden, dass die Verwendung und Weitergabe (sofern diese zusätzlich schriftlich vereinbart wurde) der Bilder (personenbezogenen Daten!) bis zur Löschung geregelt und dokumentiert wird.

• Legen Sie die Bilder nur auf einem Laufwerk im Rechenzentrum ab und legen Sie fest, wer auf dieses Laufwerk und die Bilder Zugriff hat. Bilder von Mitarbeitenden haben nichts auf persönlichen Rechnern zu suchen.
• Dokumentieren Sie die Weitergabe (sofern diese schriftlich genehmigt wurde) an Dritte (zum Beispiel Verlage, Grafikagenturen). Sollte ein Löschbegehren nach DSGVO erhoben werden, müssen Sie wissen, an wen die Bilder gegangen sind. Das Löschbegehren muss zügig geprüft und sofern es mit angemessenem Aufwand realisierbar ist, auch rasch umgesetzt werden.
• Bilder von Mitarbeitenden, die auf Verlangen von den Internetseiten gelöscht werden müssen, sind nicht nur von der Seite, sondern auch als Datei aus dem Backend des jeweiligen Content Management Systems zu löschen. Auch von dem Bilderlaufwerk müssen solche Bilder gelöscht werden. Die Löschung ist zudem zu dokumentieren.

Interessante Links
Veranstaltungen an Hochschulen und Datenschutz
Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses
Die DSGVO in der Praxis
Recht auf Vergessenwerden
Recht am eigenen Bild (Wikipedia)

Diese Informationen werden weiter ergänzt. Letzte Bearbeitung am 02.04.2024

Gern stellen wir Ihnen vorhandene Aufnahmen für Ihre Internetseiten zur Verfügung. Für Gebäudeaufnahmen, Porträts von Professor*innen, Fachbeschreibungen, Symbolbilder und weitere allgemeine Bildthemen haben wir einen zentralen Dateiordner im Backend von Typo3 eingerichtet. Dieser wird von uns, der Stabsstelle Hochschulkommunikation, nach definierten Qualitätskriterien bespielt. Nach und nach befüllen wir die Bildordner mit weiteren Inhalten.

Falls Sie auf diese Ordner noch nicht zugreifen können, lassen Sie sich von Ihrer*Ihrem Seitenadministrator*in bzw. den Mitarbeitenden der Hochschulkommunikation dafür freischalten. Bitte kopieren Sie diese Fotos nicht in andere Dateiordner, sondern binden Sie diese Bilder nur ein.