Nachhaltigkeit bei Beschaffung und Vergabe
Die Universität Greifswald hat sich auf Beschluss des Senates zur Erreichung der Klimaneutralität bis 2030 verpflichtet. Ein wesentlicher Teil der CO2-Bilanz der Universität wird durch die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen verursacht. Eine nachhaltige Beschaffung kann also einen wichtigen Beitrag zum Schutz des Klimas und zur Klimaneutralität leisten.
Auch die Beschaffung durch öffentliche Einrichtungen bietet die Möglichkeit, einen Schwerpunkt auf faire und nachhaltige sowie umweltfreundliche Produkte zu legen. Nicht zu unterschätzen ist dabei die Marktmacht, die die öffentliche Hand erreicht und mit welcher Änderungspotentiale angestoßen werden können. Die Universität kann auch hier mit gutem Beispiel vorangehen!
Nachhaltige Beschaffung schützt nicht nur die Umwelt
Neben dem Ziel der Klimaneutralität bietet eine Orientierung auf Nachhaltigkeit in den Beschaffungsvorgängen weitere Vorteile. Das Beschaffungsverhalten der Universität bildet auch eine Vorbildfunktion in der Region. Gute Produkte und Dienstleistungen können unter Betrachtung aller (auch weniger offensichtlichen) Kosten insgesamt deutlich wirtschaftlicher sein, wenn nicht bloß allein das Augenmerk auf dem Kaufpreis liegt, sondern auch Folgekosten (zum Energieverbräuche beim Betrieb, Lebenszyklus von Produkten) mit eingerechnet werden. Wenn bei beschafften Waren auf die Einhaltung von Sozial- und Umweltstandards geachtet wird, unterstützt die Universität zusätzlich bessere Arbeitsbedingungen in der Region und weltweit und fördert nachhaltige Wirtschaftsstrukturen der Zukunft.
Der Weg zur nachhaltigen Beschaffung
Ressourcenschonend ist vor allem, nur Gegenstände, Geräte oder Dienstleistungen mit solchen Spezifikationen zu beschaffen, die auch wirklich benötigt werden. Am Beginn der Beschaffung steht dementsprechend die Bedarfsbeschreibung in möglichst funktionaler Weise, damit die beschaffte Ware bzw. Dienstleistung optimal zum Einsatzzweck passt.
Folgende Aspekte sollten geprüft werden:
- Besteht der notwendige Bedarf? Welche Ausstattung ist wirklich nötig?
Nur notwendige Gegenstände sollten auch beschafft werden. Wenn Aufgaben oder Projekte auch mit der vorhandenen Ausstattung erfüllt werden können, sollte von eigentlich unnötigen Anschaffungen abgesehen werden. Auch sollten überflüssige Extras in der Ausstattung nicht beschafft werden. Je weniger Ressourceneinsatz hinter einem Produkt steht, desto nachhaltiger ist es. Sinnvoll ist auch eine Priorisierung der benötigten Funktionen. - Kann der Bedarf auch anderweitig erfüllt werden?
Recycling, Tauschbörsen oder Leihe von benötigen Gegenständen kann ggf. eine alternative Möglichkeit darstellen. Auch die gemeinsame Nutzung von vorhandenen Ressourcen verhindert unnötige Redundanzen. - Sind die Lebenszykluskosten bekannt?
Der reine Preisvergleich über die Anschaffungskosten vergisst die laufenden Unterhaltsleistungen, die teilweise die Anschaffungskosten bei Weitem übersteigen, weshalb zwingend die Lebenszykluskosten in die Betrachtung einbezogen werden müssen. - Birgt das gewünschte Produkt soziale und/oder ökologische Risiken?
Viele Produkte werden in globalen Produktionsprozessen mit vielen Produktionsschritten hergestellt. Dabei kann es an verschiedenen Stellen zu ökologischen aber auch sozialen Missständen kommen. Die Marktmacht der öffentlichen Beschaffungsstellen sollte möglichst effizizent genutzt werden, um faire Arbeitsbedingungen und ökologische Missstände bei der Herstellung zu verhindern.
Die Beschaffung einer nachhaltigen Leistung bzw. eines nachhaltigen Gerätes beginnt, indem die Nachhaltigkeitsaspekte direkt in der Ausschreibung Berücksichtigung finden. In der Leistungsbeschreibung gilt es festzulegen, welche funktionalen, technischen, ästhetischen und eben auch ökologische Aspekte der Auftragsgegenstand erfüllen muss.
Das zu beschaffende Produkt soll bestmöglich die angedachte Aufgabe ausfüllen. Dafür sind die grundlegenden technischen oder funktionalen Mindestanforderungen festzulegen (sogenannte Ausschlusskriterien). Nur wenn diese erfüllt werden, kommt ein Produkt überhaupt für die Beschaffung in Frage. Durch die Miteinbeziehung von Umweltkriterien lassen sich Rohstoffe und Energie sparen und gleichzeitig Abfälle und Umweltverschmutzung reduzieren. Als Orientierung können die Kriterien der Gütezeichen (bspw. Blauer Engel, Energy Star, FSC o.ä.) dienen.
Legen Sie die Zuschlagskriterien fest, z. B. Energieeffizienz bei elektronischen Geräten, bestimmte Rohstoffeinsätz etc., und bestimmen Sie ihre Gewichtung bei der Auswertung der Angebote. Die Zuschlagskriterien müssen sich auf den Gegenstand des Auftrags beziehen. In der Ausschreibung muss beschrieben sein, wie die Lebenszykluskosten bewertet und gewichtet werden.
Bestimmungen zur Ausführung des Auftrages sind eine weitere Möglichkeit, um Energie- oder Umweltbedingungen in den Beschaffungsprozess mit einzubeziehen. Hierunter fallen bspw. Vorgaben zu Verpackungen, zum Versand, zu Rücknahme oder Entsorgung.
Unter den Angeboten, die eingegangen sind, wird unter denen, die die technischen Anforderungen erfüllen das dann wirtschaftlich günstigste Angebot ausgewählt. Das wirtschaftlich günstigste Angebot ist nicht unbedingt das preisgünstigste Produkt, sondern vielmehr das Angebot, welches die Zuschlagskriterien in bestem Maße erfüllt, also über das beste Preis-Leistungs-Verhältnis einschließlich der in der Ausschreibung festgelegten Umweltkriterien verfügt.
Vom Ausschluss- zum Zuschlagskriterium
Bei der Vergabe bzw. Ausschreibung ist deutlich zu machen, ob es sich bei den gewünschten Anforderungen um ein Ausschlusskriterium oder ein weiches Kriterium handelt:
- Ausschlusskriterium: (Hartes Kriterium). Auch Mindestkriterium. Beschreibt Mindestanforderungen, die durch die ausgeschriebene/zu beschaffende Ware oder Dienstleistung erfüllt werden müssen. Ist dies nicht der Fall, wird ein Angebot nicht berücksichtigt.
Definiert man nachhaltige Kriterien bei der Angebotssuche bzw. Ausschreibung in Form von Ausschlusskriterien werden Angebote, die dies nicht erfüllen nicht berücksichtigt. Damit kann die Forderung nach nachhaltiger Beschaffung am effektivsten umgesetzt werden. Problematisch kann dabei aber wiederum sein, dass keine oder kaum Angebote übrigbleiben. Sind allgemein Nachhaltigkeitskriterien bei Produktgruppen bereits gang und gäbe (bspw. Energy Star bei Elektrogeräten oder FSC/PEFC-Siegel bei Holzprodukten) sollten die Vorgaben, die sich dahinter verbergen in jedem Fall als Mindestkriterium angesetzt werden. In Bereichen, wo Nachhaltigkeitssiegel bisher kaum vorhanden sind (bspw. Umweltzeichen bei IT-Geräten), sollte daher besser zu Zuschlagskriterien gegriffen werden.
Weiches Kriterium (Zuschlagskriterium): Zuschlagskriterien dienen zur Gewichtung der Angebote. Hierbei ist der Grad der Erfüllung bspw. bestimmter Ziele oder Grenzwerte relevant. Dadurch können neben dem Angebotspreis auch weitere Aspekte Berücksichtigung finden. Der Vorteil der Wahl von Zuschlagskriterien liegt darin, dass nach Erfüllungsgraden abgestuft werden kann.
Zuschlagskriterien sind mit Blick auf Nachhaltigkeitsaspekte immer dann sinnvoll auszuwählen, wenn bisher Umweltsiegel o.ä. in einer spezifischen Produktgruppe nur selten oder gar nicht verbreitet sind. Würde man bspw. im Bereich der IT-Geräte die Kriterien des Blauen Engels als Mindest-/Ausschlusskriterium festlegen, stünden keine Produkte zur Auswahl. Hier ist es mit Blick auf die praktische Umsetzbarkeit sinnvoller, mittels gewichteten Zuschlagskriterien zumindest solche Anbieter höher zu gewichten, die zumindest bereits Teilaspekte nachhaltiger Umweltzeichen umsetzen, als diese komplett auszuschließen.
Wirtschaftlich gleich billig? Nein! – Der Rechtsrahmen für nachhaltige Beschaffung
Anders als beim privaten Einkauf muss die Universität Greifswald als öffentliche Einrichtung umfangreiche Regelungen bei der Beschaffung beachten. Damit sollen vor allem ungerechtfertigte Eingriffe in den Wettbewerb der Unternehmen verhindert werden. Nachhaltigkeit muss dem nicht entgegenstehen. Wichtig ist, dass die Grundsätze des Beschaffungs- und Vergaberechts eingehalten werden. Dazu gehören: Transparenz, Gleichbehandlung, freier Warenverkehr und Niederlassungsfreiheit; dann können auch umweltbezogene und soziale Aspekte einbezogen werden (§ 97 Abs. 3 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen).
Rechtlicher Rahmen in Mecklenburg-Vorpommern
Die Einbindung von Nachhaltigkeitskriterien sowie sozialer und gesellschaftlicher Aspekte in den Beschaffungsprozess findet sich auch in den Gesetzen und Richtlinien wieder. „Öffentliche Aufträge und Konzessionen werden im Wettbewerb und im Wege transparenter Verfahren vergeben. Dabei werden die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und der Verhältnismäßigkeit gewahrt.“ (§ 3 Abs. 1 VgG MV)
§ 97 Abs. 3 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen
„Bei der Vergabe werden Aspekte der Qualität und der Innovation sowie soziale und umweltbezogene Aspekte nach Maßgabe dieses Teils berücksichtigt.“
§ 5 Vergabegesetz MV
(1) Aufträge werden nur an fachkundige, leistungsfähige sowie gesetzestreue und zuverlässige Unternehmen vergeben (geeignete Unternehmen).
(2) Für die Auftragsausführung können zusätzliche Anforderungen an Auftragnehmer gestellt werden, die insbesondere soziale, umweltbezogene oder innovative Aspekte betreffen, wenn sie mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen. […] Die Ausführungsbedingungen müssen sich aus der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen ergeben.
§ 9 Vergabegesetz MV
(4) Land und Kommunen vergeben Aufträge an Unternehmen nur dann, wenn diese sich durch Erklärung gegenüber dem Auftraggeber verpflichten, ihren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern bei der Ausführung der Leistung ein Mindest-Stundenentgelt […] zu zahlen.
§ 11 Vergabegesetz MV
„Bei der Vergabe von Leistungen ist darauf hinzuwirken, dass keine Waren Gegenstand der Leistung sind, die unter Missachtung der in den Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (International Labour Organization – ILO) festgelegten Mindeststandards gewonnen oder hergestellt worden sind.“
Mit Rahmenverträgen die Umwelt schützen
Waren in großer Menge zu beschaffen kann aus ökonomischer Perspektive sinnvoll sein, wenn durch Mengenrabatte gespart werden kann. Die damit einhergehende Lagerhaltung kann jedoch ökologisch und auch wiederum ökonomisch nachteilig sein. Neben dem Flächenverbrauch und den Unterhaltungskosten für die Lagerstätten ist vor allem Lagerware problematisch, die zusätzlich bestimmte Temperaturvorgaben einhalten muss (bspw. Chemikalien oder biologische Materialien).
Bei großen Beschaffungsmengen, die nicht direkt verbraucht werden, sollte daher ein umfassender Betrachtungswinkel eingenommen werden. Mengenrabatte können durch Lagerhaltungs- und Energiekosten schnell um ein Vielfaches aufgebraucht werden.
Gerade bei der Aussicht, große Mengen einer bestimmten Ware beziehen zu wollen, kann die Marktmacht der öffentlichen Hand sowohl für ökonomische wie auch ökologische Aspekte genutzt werden.
Besser als die einmalige Beschaffung großer Mengen zur längerfristigen Einlagerung ist der Abschluss eines Rahmenvertrages. Dann können Waren immer dann zu den vereinbarten Konditionen abgerufen werden, wenn sie auch absehbar benötigt werden.
Die Vorteile liegen auf der Hand:
Das Inaussichtstellen großer Abnahmemengen über einen längeren Zeitraum bietet Verhandlungspotential für Preisnachlässe
Energieintensive und flächenverbrauchende Lagerhaltung wird vermieden, da die beschafften Waren immer dann abgerufen werden, wenn sie auch benötigt werden
Es bestehen bereits zu einer großen Auswahl an Produktgruppen Rahmenverträgen. Wenn noch kein solcher Rahmenvertrag besteht und wiederkehrende Mengen an bestimmten Waren oder Produkten benötigt werden, sollte Kontakt mit dem Referat Beschaffung aufgenommen werden.
Kosten vollständig erfassen: die Lebenszykluskosten
Das offensichtlichste und häufig zuerst herangezogene Betrachtungskriterium zur Auswahl eines Produktes oder einer Dienstleistung ist der Anschaffungspreis. Doch hinter dem reinen Kaufpreis warten weitere Kosten: Folgekosten, die sich aus der Benutzung, dem Verbrauch an Betriebs- oder Hilfsstoffen, der benötigten Energie sowie Wartungs- und Entsorgungskosten ergeben. Noch weniger offensichtlich sind die Kosten, die durch externe Effekte (bspw. durch die Umweltbelastung) entstehen. Auch solche Kosten müssen mit einberechnet werden.
Offensichtliche und weniger offensichtliche Kosten lassen sich über die Lebenszykluskostenrechnung in die Bewertung einbeziehen. Die Berücksichtung der Lebenszykluskosten ist dabei vergaberechtlich unproblematisch möglich, wenn Methode und Faktoren entsprechend bei der Leistungsbeschreibung definiert werden.
Lebenszykluskostenrechner
Mit dem Lebenszykluskostenrechner können schnell auf einer vereinfachten Berechnungsbasis die tatsächlichen Kosten eines Produktes berechnet werden. Dazu können die Anschaffungskosten (bspw. der Kaufpreis) inkl. Bereitstellungskosten (Lieferung, Installation, etc.) eingetragen werden. Außerdem muss die voraussichtliche Nutzungsdauer bzw. Haltbarkeit angegeben werden. Gerade mit Blick auf den Stromverbrauch vieler technischer Geräte kann auch der Stromverbrauch in kWh angegeben werden. Daraus werden mit dem aktuellen Strompreis (Stand 2022) sowie einer üblichen Strompreissteigerung die Folgekosten des Betriebes berechnet. Auch jährliche Reparatur oder Unterhaltskosten bzw. Materialkosten (bspw. neue Toner bei Druckern) können und sollten mit eingerechnet werden, denn je länger die Nutzungsdauer ist, desto stärker fallen diese ins Gewicht.
Beim Vergleich mehrerer Produkte ist insbesondere die Nutzungsdauer entscheidend. Wenn sich die Nutzungsdauer nicht unterscheidet (also stets gleich lang ist), ist das Angebot bzw. Produkt mit den geringsten Lebenszykluskosten (entspricht den diskontierten Gesamtausgaben) am wirtschaftlichsten. Bei verschieden langen Nutzungsdauern ist das Angebot bzw. Produkt mit der geringsten Annuität am wirtschaftlichsten.
Je nach Produkt, Ware oder Dienstleistung müssen bei den Lebenszykluskosten unterschiedliche Werte berücksichtigt und eingerechnet werden, um ein möglichst umfassendes und korrektes Abbild der tatsächlichen Kosten über die gesamte Nutzungsdauer zu erhalten.
Das Umweltbundesamt stellt dazu angepasste Tools und Arbeitshilfen zur Verfügung, um Bewertungen speziell für einzelne Produktgruppen vornehmen zu können: Tools und Arbeitshilfen des Umweltbundesamtes.
Die Berechnung der Lebenszykluskosten ist – das sollte man beachten – stets nur eine grobe Annäherung an die realen Kosten eines Produktes. Die eingerechneten Faktoren (bspw. Strompreise, Preisentwicklung, Diskontierungssätze) sowie die reale Nutzungsdauer können und werden in der Realität von den gemachten Annahmen abweichen. Vor allem bei Geräten. die in der Nutzungsphase besondern Wartungs-, Stromverbrauchs- oder Materialverbrauchsintensiv sind, ist die Auswahl anhand der Lebenszykluskosten sinnvoll, da die über den Nutzungszyklus anfallenden Kosten besonders ins Gewicht fallen.
Umweltschonende und sozialverträgliche Beschaffung
Viele Produkte werden weltweit in verschiedenen Produktionsschritten hergestellt. Komplexe, vielschichtige Produktionsprozesse in verschiedenen Ländern bergen das Risiko, dass Produkte unter ökologischen und sozialen Missständen produziert werden. Diese Gefahr besteht umso mehr, wenn Produkte oder dafür nötige Rohstoffe aus Ländern stammen, die weniger stark ausgeprägte Arbeits- oder Umweltschutznormen haben. Nachhaltige Beschaffung bedeutet auch, soziale und ökologische Ausbeutung bei der Produktion benötigter Produkte zu verhindern und produktions- sowie ressourcenbedingte Risiken für Menschen und Umwelt im Blick zu behalten.
Soziale- und Umweltrisiken im Blick behalten
Vor der Beschaffung von Produkten mit möglichem sozialem oder umweltbezogenem Risikopotential sollten die damit einhergehenden Herausforderungen in den Blick genommen werden und mit möglichen Lösungsansätzen im Beschaffungsprozess adressiert werden.
Zu den sensiblen Produktgruppen bzw. eingesetzten Ressourcen mit möglichen Risiken gehören unter anderem:
- Textilien und daraus hergestellte Waren
- Landwirtschaftliche Produkte
- Produkte, aus und mit Holz, Gesteinsmehl oder (Natur-)Kautschuk
- Lederwaren und Gerbprodukte
- Natursteine
- Sportartikel
- Teppiche
- Informations- oder Kommunikationstechnik
Umweltzeichen und -zertifikate richtig einsetzen
Umweltzeichen und -zertifikate können einen wichtigen Beitrag dazu leisten, ökologische und sozial verträgliche Produkte oder Ressourcen zu erkennen. Außerdem können mithilfe der Kriterien, die hinter bestimmten sinnvollen Siegeln stehen, nachhaltige Produkte ausgeschrieben und beschafft werden. Sowohl bei der zentralen Beschaffung aber auch bei der dezentralen Beschaffung will die Universität den Einsatz von Nachhaltigkeitssiegeln verstärken. Doch in der Vielzahl an vorhandenen Produktsiegeln ist allerdings nicht jedes Siegel oder Umweltzeichen gleich gut oder sinnvoll, wenn es um die Erreichung unserer Nachhaltigkeitsziele geht.
Ob ein bestimmtes Siegel tatsächlich für nachhaltige Produkte oder für nachhaltigen Ressourceneinsatz steht, kann kurzerhand selbst geprüft werden: Über das Siegelverzeichnis der Deutschen Gesellschaft für internationale Zusammenarbeit (Siegelklarheit.de) oder über das Angebot des Bundesverbandes der Verbraucher Initiative (Label-online.de). Gerade bei dezentraler Beschaffung sollten nur Produkte mit zuverlässigen und empfohlenen Umwelt- bzw. Nachhaltigkeitssiegel beschafft werden.
Die wichtigsten Umweltsiegel auf einen Blick
Es gibt eine Vielzahl von Umwelt- und Nachhaltigkeitssiegeln, meist auch spezifisch für eine bestimmte Produktgruppe. Die nachstehende Auswahl an Umweltzeichen ist in jedem Fall immer eine gute Wahl, egal ob für Beschaffungsvorgänge an der Universität oder im Privaten.
Weitere wichtige Label
Neben Umweltgütezeichen können auch andere Label bei der Auswahl nachhaltiger Produkte unterstützen. Dazu gehören bspw:
- das EU-Energielabel: das Label mit der Farbskala von rot (G – sehr ineffizient) bis grün (A – sehr effizient) hilft dabei technische Geräte mit niedrigen Energieverbräuchen zu erkennen.
- das EU-Bio-Logo: kennzeichnet landwirtschafliche Produkte, die nach den Kriterien der EU-Rechtsvorschriften für den ökologischen Landbau angebaut werden.
Umgesetzte Maßnahmen zur nachhaltigeren Beschaffung
Am Anfang der Beschaffung steht ein konkreter Bedarf. Beschafft werden sollten nur solche Möbel, die auch tatsächlich benötigt werden. Bevor Neues angeschafft wird, können vielleicht auch bereits vorhandene Objekte aus anderen Einrichtungen weitergenutzt werden. Aktuell vorhandene und noch verfügbare Möbelstücke können über die Möbelbörse gefunden werden.
Wenn neue Möbel benötigt werden, können diese über die bestehenden Rahmenverträge bezogen werden. Über die abgeschlossenen Rahmenverträge wird eine ressourcenschonende und umweltgerechte Beschaffung sichergestellt.