Dienstanweisung für die Beschaffung von Waren und Leistungen

a)   Gegenstände oder Leistungen dürfen auf Basis der Landeshaushaltsordnung M-V (LHO M-V) nur erworben werden, sofern sie in absehbarer Zeit zur Erfüllung der Aufgaben der Universität erforderlich sind und entsprechende Mittel zur Verfügung stehen. Der Bedarf ist von der jeweili­gen Stelle zu ermitteln, die die Gegenstände oder Leistungen benötigt (Bedarfsstelle).

b)   Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit (§ 7 Absatz 1 Satz 1 LHO) •ist stets zu beachten. Dabei ist insbesondere sicherzustellen, dass:

•    die beabsichtigte Beschaffung zur Erfüllung der Aufgaben notwendig ist,
•    keine kostengünstigeren Alternativen bestehen, die den Anforderungen genügen,
•    die Mitbenutzung von Geräten/Ausstattungen anderer Einrichtungen der Universität nicht wirtschaftlicher ist,
•    Maschinen und Geräte nur beschafft werden, wenn das für deren Einsatz erforderliche Per­sonal und geeignete Räumlichkeiten mit den notwendigen Anschlussmöglichkeiten vorhan­den sind und
•    die Finanzierung einschließlich der Folgekosten, auch für ggf. notwendige Wartungsverträge und die Unterhaltung betriebsnotwendiger Zusatzeinrichtungen, gewährleistet ist.

Sonstige im Einzelfall einschlägige gesetzliche Bestimmungen des Arbeitsschutzes, des Datenschutzes, des Personalvertretungsrechts und weiterer Vorschriften bleiben unberührt.

Die Zuständigkeit für die Beschaffung von Waren und Leistungen ist gemäß den nachfolgenden Regelungen abhängig vom Gegenstand der Beschaffung und vom Auftragswert.

Auftragswert: Zur Bestimmung des Auftragswerts ist vom geschätzten Gesamtpreis (netto) gleichartiger Beschaffungen innerhalb eines Jahres inklusive aller Optionen und etwaiger Vertragsverlängerungen auszugehen. Bei regelmäßig wiederkehrenden Beschaffungen ist auf der Grundlage der Aufträge des abgelau­fenen Haushaltsjahres bzw. einer Prognose für das aktuelle Haushaltsjahr ein Gesamtbedarf zu schätzen. Bei geplanten Aufträgen mit unbestimmter Laufzeit oder einer Laufzeit von mehr als 48 Monaten ist der 48-fache Monatswert zu verwenden. Ein Auftrag darf nicht in der Absicht geschätzt oder aufgeteilt werden, vergaberechtliche Wertgrenzen zu umgehen.

Im Rahmen von Drittmittelprojekten ist grundsätzlich der geschätzte Bedarf über die gesamte Projekt­laufzeit zugrunde zu legen.

Soweit diese Dienstanweisung nachfolgend keine abweichenden Regelungen trifft, liegt die Zuständigkeit für die Beschaffung von Waren und Leistungen beim Referat Beschaffung.

a)    Die wissenschaftlichen Einrichtungen sind unter der Voraussetzung der Mittelverfügbarkeit und Beachtung der Grundsätze von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit in den nachfolgend aufge­führten Fällen zur eigenständigen Beschaffung berechtigt:

•    Beschaffung von Geräten und Ausstattungsgegenständen: bis 800 € (zzgl. MwSt.) Beschaffung von Chemikalien, Verbrauchsmaterialien inkl. Labor- und Werkstattverbrauchsmateria­lien bis zu einem Gesamtbetrag von 5.000 € (zzgl. MwSt.) je Bedarfsstelle
•    Leistungen einschließlich Reparaturen von wissenschaftlichen Geräten bis zu einem Ge­samtbetrag von 5.000 € (zzgl. MwSt.) je Gewerk und Bedarfsstelle
•    Vergabe von freiberuflichen Leistungen bis 5.000 EUR (zzgl. MwSt.) mit Ausnahme von sol­chen Verträgen mit selbständig tätigen Personen, die gemäß der Anlage 1 zu dieser Dienst­anweisung über das Referat Personal abzuwickeln sind (Gastvorträge, Korrekturassisten­tenverträge, Honorar- und Werkverträge _mit selbständig tätigen natürlichen Personen)

Bestehende Rahmenvereinbarungen sind bei allen Beschaffungen vorrangig zu beachten.

Ungeachtet der Berechtigung zur eigenständigen Beschaffung wird dringend empfohlen, im Rahmen von öffentlich geförderten Drittmittelprojekten sämtliche Beschaffungen über das Referat Beschaffung abzuwickeln, weil im Rahmen der Abrechnung eine detaillierte Prü­fung der Vergabeunterlagen erfolgt und bereits kleine Fehler zu einer nachträglichen Kürzung der Zuwendung führen.

b)    Die Berechtigung zur eigenständigen Beschaffung gilt nicht für:

•    IT-Technik, Möbel, Tafeln und sonstige Artikel, die Gegenstand eines Rahmenvertrages sind (siehe § 4 Abs. 1 d)).
•    Bücher, Zeitschriften und andere bibliothekarische Informationsmittel, die zentral über die Universitätsbibliothek zu beschaffen sind.
•    Standardsoftware: Für Standardsoftware sind bestehende Rahmenvereinbarungen zu nut­zen. Die Bestellung erfolgt ausschließlich über das Referat Beschaffung.
•    Wartungsverträge: Die Zuständigkeit ergibt sich aus der Anlage 1 zu dieser Dienstanwei­sung.

c)    Bei der Beschaffung von Spezialsoftware ist mit dem Referat Beschaffung Rücksprache zu halten, ob diese eigenständig oder über das Referat Beschaffung zu beschaffen ist.

Abweichende Zuständigkeiten innerhalb der Verwaltung und der zentralen Einrichtungen ergeben sich aus der Anlage 1 zu dieser Dienstanweisung.

a) Allgemeines

i.    Die wissenschaftlichen Einrichtungen sind in den in § 3 Absatz 3a) dieser Dienstanweisung genannten Fällen zur eigenständigen Beschaffung unter Beachtung der nachfolgend unter lit. b) beschriebenen Regelungen berechtigt. Die festgelegte Wertgrenze von maximal 5.000€ für die Berechtigung zur eigenständigen Beschaffung ergibt sich aus der Wertgrenze für den Direktauftrag gemäߧ 14 UVgO in Verbindung mit§ 6 Abs. 2 VgMinArbV M-V. Oberhalb dieser Wertgrenze sind zwingend förmliche Vergabeverfahren durchzuführen, die dem Re­ferat Beschaffung obliegen.

ii.    Die wissenschaftlichen Einrichtungen sind berechtigt, bei Zuständigkeit des Referats- Be­schaffung die Durchführung des Vergabeverfahrens durch eine Markterkundung unter Be­achtung der nachfolgend unter lit. c) beschriebenen Regelungen vorzubereiten.

iii.    Mit der Übernahme einzelner Verfahrensschritte ist auch die Verantwortung für die Einhal­tung der jeweils zu beachtenden haushalts- und vergaberechtlichen Rechtsvorschriften ver­bunden.

iv.    Die Beschaffung von Gegenständen aus dem Bereich der Informationstechnologien ist rechtzeitig im· Vorfeld mit dem Universitätsrechenzentrum und d.em Referat Be­schaffung abzustimmen, sofern eine zentrale Betreuung dieser Gegenstände ge­wünscht wird oder erforderlich ist, ein Anschluss an bestehende zentrale IT-Systeme erfolgen muss oder Auswirkungen auf die globale IT-Infrastruktur der Universität Greifswald zu erwarten sind.

v.    Die Beschaffungs- bzw. Vergabeunterlagen sind für mindestens sechs Jahre ab dem Ab­lauf des Haushaltsjahres aufzubewahren. Bei Beschaffungen aus Drittmittelprojekten gelten die vom Geldgeber festgelegten längeren Aufbewahrungsfristen.
 

b)    Auftragswert bis 5.000 € (zzgl. MwSt.) - Direktauftrag

i.    Gemäߧ 14 UVgO in Verbindung mit§ 6 Abs. 2 VgMinArbV M-V können Waren und Leis­tungen bis zu einem Auftragswert von 5.000 Euro (zzgl. MwSt.) unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ohne ein Vergabeverfahren be­schafft werden (Direktauftrag). Die Regelungen in § 3 Ziffer 1 zur Schätzung des Auftrags­werts sind zu beachten.

ii.    Bei Vergaben oberhalb von 1.000 € (zzgl. MwSt.) ist in Vorbereitung des Direktauftrags eine Erkundung des Marktes durchzuführen. Hierbei sind im Regelfall mindestens drei Anbieter in den Preisvergleich und die Auswahlentscheidung einzubeziehen. Dabei kann auf allge­mein zugängliche Auskünfte (zum Beispiel Internetrecherchen, Kataloge, Telefonauskünfte, formlose E-Mailanfragen) zugrückgegriffen werden. Bestehende Rahmenvereinbarungen sind jedoch vorrangig zu nutzen (siehe nachfolgend lit. d). Darüber hinaus ist zu prüfen, ob Online-Rabatte gewährt werden oder Rabattangebote von Anbietern für die Universität (Hochschulrabatt) vorliegen. Daher sind potentielle Anbieter bei der Anfrage darauf hinzu­weisen, dass im Namen der Universität eine Beschaffung ohne Vergabeverfahren vorgese­hen ist. Sämtliche Kosten wie z.B. Verpackungs- und Lieferkosten sind in den Preisvergleich einzubeziehen.

iii.    Aufträge sind schriftlich zu erteilen. Telefonische Aufträge sind schriftlich oder in Textform zu bestätigen (E-Mail genügt). Über getätigte Bestellungen ist eine fortlaufende Übersicht zu führen. Ein entsprechendes Formular steht auf der Webseite des Referats Beschaffung zur Verfügung. Für Beschaffungen vor Ort kann dazu das Formular „Handkauf" oder ein zu num­merierender Auftragsblock verwendet werden.

iv.    Der Preisvergleich und die Auswahlentscheidung sind auf geeignete Weise zu dokumentie­ren. Sofern ausnahmsweise nur ein Anbieter in Betracht kommt, sind die Gründe festzuhal­ten. Ein Formular für die Dokumentation stehen auf der Internetseite des Referats Beschaf­fung zur Verfügung.

vi. Die im Rahmen des Beschaffungsvorgangs erstellten Dokumente sind von der jeweiligen Einrichtung mindestens 6 Jahre nach dem Ablauf des Haushaltsjahres aufzubewahren. Bei Beschaffungen aus Drittmittelprojekten gelten die vom Geldgeber festgelegten längeren Auf­bewahrungsfristen.
 

c)    Markterkundungen für beabsichtigte Vergabeverfahren oberhalb von 5.000 € (zzgl. MwSt.)

i.    Liegt die Zuständigkeit für die Vergabe beim Referat Beschaffung gelten die Regelungen unter§ 4 Ziffer 3.

ii.    Für die Vorbereitung von Drittmittelanträgen einschließlich der Beantragung von Großgerä­ten bzw. zur Vorbereitung von Vergabeverfahren können Markterkundungen gemäß § 20 UVgO mit dem Ziel der Unterrichtung der Unternehmen über die Auftragsvergabepläne und -anforderungen durchgeführt werden. Die potentiellen Bieter sind jedoch darauf hinzuwei­sen, dass die Markterkundung keine Vorwegnahme einer eventuellen späteren Vergabe dar­stellt. Es können Preisinformationen - jedoch keine Angebote! - eingeholt werden. Im Rah­men der Markterkundung kann ermittelt werden, ob es einen für die zu beschaffende Leis­tung relevanten Markt gibt (Wettbewerb), ob Unternehmen die gesamte oder auch Teilleis­tungen anbieten können (Losbildung) und welche Prei.se zur Leistungserbringung aufgerufen werden (Auftragswertschätzung). Hierbei sind auch Nebenkosten, die für die Aufstellung und den Betrieb anfallen, einzubeziehen. Es ist darauf zu achten, dass die Einsatzzwecke, die Mindestparameter und sonstige Vorgaben allen potentiellen Bietern gleichmäßig zur Verfü­gung gestellt werden. Markterkundungen dürfen nicht zu einem Wissensvorsprung einzelner Marktteilnehmer führen.

iii.   Markterkundungen sind zu protokollieren. Hierzu sind Gesprächsvermerke anzufertigen und etwaiger Schriftverkehr und/oder Prospekte als Teil der späteren Vergabeakte aufzubewah­ren. Zur Unterstützung stehen auf der Webseite des Referats Beschaffung Formulare zur Verfügung. Die Dokumentation der Markterkundung ist dem Referat Beschaffung zusammen mit dem Beschaffungsantrag zu übermitteln.
 

d) Sonderregelungen bei Bestehen von Rahmenvereinbarungen
 

i.    Über eine Rahmenvereinbarung können Waren über einen längeren Zeitraum zu rabattierten Preisen bezogen werden. Hinzu kommt, dass der Abruf aus Rahmenvereinbarungen nicht mehr den formellen Anforderungen des Vergaberechts unterliegt, wodurch sich der Aufwand für die jeweilige Bestellung erheblich verringert. Bestehende Rahmenvereinbarungen sind daher vorrangig zu nutzen.

ii.   Über die jeweils bestehenden Rahmenvereinbarungen informiert das Referat Beschaffung auf seiner Webseite. Darüber hinaus ist eine Übersicht im eShop des Referates verfügbar. Der Abruf aus Rahmenvereinbarungen erfolgt durch das Referat Beschaffung. Hierfür stehen ein Bestellschein und der eShop (nur im Intranet zu erreichen) zur Verfügung.
 

e)    Vergabe von freiberuflichen Leistungen

i.     Freiberufliche Leistungen sind alle Leistungen, die im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit erbracht oder im Wettbewerb mit freiberuflich Tätigen angeboten werden. Welche Leistun­gen hierunter fallen, ergibt sich aus § 18 Absatz 1 Nummer 1 des Einkommensteuergesetzes (EStG). Die dortige Aufzählung ist nicht abschließend. Zu den freiberuflichen Leistungen zählen unter anderem selbständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstelle­rische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeiten, die selbständige Berufstätigkeit der Rechtsanwälte, Notare, Patentanwälte, Vermessungsingenieure, Ingenieure, Architekten, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Dolmetscher und Übersetzer.
 

ii     Vergabe von freiberuflichen Leistungen an selbständig tätige Personen, die gemäß Anlage 1 zu dieser Dienstanweisung über das Referat Personal abzuwickeln sind:
       a.    Gastvorträge
Gastvorträge dürfen unter Verwendung der hierfür auf der Internetseite des Referats Personal abrufbaren Formulare eigenständig vergeben werden und sind zur Abrech­nung im Referat Personal einzureichen. übersteigt das vorgesehen Honorar inkl. Aufwendungsersatz 1.000 € (zzgl. MwSt.) ist die Auswahlentscheidung gesondert zu begründen.

       b.    Korrekturassistentenverträge und sonstige Honorar- und Werkverträge mit selbstän­dig tätigen natürlichen Personen
Die Vergabe des Auftrags erfolgt durch das Referat Personal. Hierfür ist unter Ver­wendung der auf der Internetseite des Referats Personal abrufbaren Formulare ein Antrag auf Abschluss eines entsprechenden Vertrages einzureichen. Hinsichtlich des dem Antrag beizufügenden Preisvergleichs und des weiteren Verfahrens gelten ergänzend die nachfolgenden Ausführungen unter iii.

iii    Sonstige freiberufliche Leistungen
       a.    Auftragswert bis 5.000 € (zzgl. MwSt.) - Direktauftrag: Beim Direktauftrag oberhalb von 1.000 € (zzgl. MwSt.) sollen mehrere - grundsätzlich mindestens drei - Unter­nehmen/Anbieter in den Preisvergleich einbezogen werden. Bei Korrekturassisten­tenverträgen genügt der öffentliche Aushang in der Fakultät oder eine Veröffentli­chung auf der Internetseite der Lehrstühle.

       b.    Oberhalb 5.000 € (zzgl. MwSt) ist das Verfahren mit dem Referat Beschaffung ab­zustimmen.

       c.    Der Preisvergleich und die Auswahlentscheidung sind auf geeignete Weise in einem Vermerk zu dokumentieren. Sofern nur ein Anbieter in Betracht kommt sind die Gründe festzuhalten. Ein Formular für die Dokumentation steht auf der Internetseite des Referats Beschaffung zur Verfügung.

f) Beschaffungen aus öffentlich geförderten Drittmitteln

Bei Beschaffungen aus Drittmitteln sind abweichende Regelungen der Geldgeber stets vor­rangig zu beachten. Insbesondere für Bundesprojekte gelten andere Regelungen und Wert­grenzen (zum Beispiel Direktauftrag nur bis 1.000 €). Ungeachtet der Berechtigung zur ei­genständigen Beschaffung nach vorstehenden Regelungen wird daher dringend empfohlen, im Rahmen von öffentlich geförderten Drittmittelprojekten sämtliche Beschaffungen über das Referat Beschaffung abzuwickeln. Dem Beschaffungsantrag ist ggf. ein Auszug aus den Be­willigungsbedingungen beizufügen.

a) Allgemeines

i.    Mit Ausnahme der in Anlage 1 dieser Dienstanweisung genannten Fälle liegt die Zuständig­keit für Beschaffungen der Verwaltung und der zentralen Einrichtungen beim Referat Be­schaffung. Mit der Übertragung der Zuständigkeit nach Anlage 1 wird auch die Verantwor­tung für die Einhaltung der jeweils zu beachtenden haushalts- und vergaberechtlichen Vor­schriften übertragen.

ii. · Die Bedarfsstellen sind berechtigt, bei Zuständigkeit des Referats Beschaffung die Durch- führung des Vergabeverfahrens durch eine Markterkundung unter Beachtung der nachfol­gend unter§ 4 Ziffer 1 c) beschriebenen Regelungen vorzubereiten.

iii. Bestehende Rahmenvereinbarungen sind bei allen Bestellungen vorrangig zu nutzen. Über die jeweils bestehenden Rahmenvereinbarungen informiert das Referat Beschaffung auf seiner Webseite und im eShop. Der Abruf aus Rahmenvereinbarungen erfolgt durch das Referat Beschaffung. Hierfür stehen ein Bestellschein und der eShop (nur im Intranet erreichbar) zur Verfügung.

iii. Die Beschaffung von Gegenständen aus dem Bereich der Informationstechnologien, ist rechtzeitig im Vorfeld· mit dem Universitätsrechenzentrum und dem Referat Be­schaffung abzustimmen, sofern eine zentrale Betreuung dieser Gegenstände ge­wünscht wird oder erforderlich ist, ein Anschluss an bestehende zentrale IT-Systeme erfolgen muss oder Auswirkungen auf die globale IT-Infrastruktur der Universität Greifswald zu erwarten sind.

iv. Die Beschaffungs- bzw. Vergabeunterlagen sind für mindestens sechs Jahre nach dem Ablauf des Haushaltsjahres aufzubewahren. Bei Beschaffungen aus Drittmittelprojekten gelten die vom Geldgeber festgelegten längeren Aufbewahrungsfristen.

b) Auftragswert bis 5.000 € (zzgl. MwSt.) – Direktauftrag
Es gelten die Regelungen unter § 4 Ziffer 1b) dieser Dienstanweisung. Die Regelungen in § 3 Ziffer 1 zur Schätzung des Auftragswerts sind zu beachten.

c) Auftragswert oberhalb von 5.000 € (zzgl. MwSt.)
Aufträge oberhalb von 5.000 € zzgl. MwSt. sind in einem förmlichen Vergabeverfahren durch-. zuführen. Es wird insbesondere auf die Pflichten gemäß §§ 30, 38, 39, 40 UVgO hingewie­sen. Darüber hinaus wird darauf hingewiesen, dass bei Vergaben ab 10.000 € (zzgl. MwSt.) die landesrechtlichen Vorgaben der§§ 5 ff. TVgG M-V zu Mindestarbeitsbedingungen ein­schließlich des vergaberechtlichen Mindestlohns gelten.
Freiberufliche Leistungen: Das gilt auch für die Vergabe von Leistungen, die im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit erbracht oder im Wettbewerb mit freiberuflichen Tätigen an­geboten werden. Gemäߧ 3 Abs. 1 VgMinArbV M-V ist die Unterschwellenvergabeord­nung mit Ausnahme des§ 49 Absatz 1 Satz 3 und des § 50 umfassend anzuwenden.

d) Sonderregelung bei Bestehen von Rahmenvereinbarungen
Es gelten die Regelungen unter § 4 Ziffer 1d) dieser Dienstanweisung.

e) Beschaffungen aus öffentlich geförderten Drittmitteln
Es gelten die Regelungen unter § 4 Ziffer 1f) dieser Dienstanweisung.